Indexation documentaire

Indexer, classifier et rechercher facilement tous vos fichiers avec la dématérialisation

Comment la dématérialisation optimise votre indexation des documents ?

Vous avez déjà passé de nombreuses heures à rechercher un document dans votre ordinateur ? À classer des documents papiers dans une boîte à archives avec un court descriptif pour rapidement identifier son contenu ? Avec la dématérialisation, indexez et retrouvez vos documents en un clic !

Dans le monde numérique, l’indexation documentaire consiste aussi à associer un document avec des informations qui permettront de le retrouver facilement par la suite. La différence ? Cette indexation peut se réaliser automatiquement grâce à des technologies d’extractions de données et une solution de dématérialisation.

Optimisez ainsi le classement de vos documents ! Vous pourrez par exemple associer de façon automatique une facture entrante à son fournisseur et faire le lien dans votre ERP !

indexation documentaire

Comment fonctionne l’indexation des documents avec une solution de dématérialisation ?

Découvrez les technologies d’extractions de données utilisées pour votre indexation documentaire

lad indexation

LAD/RAD (Lecture/Reconnaissance Automatique de Document)

La LAD/RAD permet d’identifier la typologie d’un document structuré en examinant sa mise en page pour en extraire les informations qui serviront de métadonnées descriptives. Ce classement automatique vous permettra par exemple de rechercher toutes les factures d’un fournisseur sur une période définie.

ocr indexation

OCR (Reconnaissance Optique des Caractères)

L’OCR reconnaît les caractères d’un texte pour transformer une image en fichier texte modifiable. Finie la saisie manuelle et limitez ainsi le risque d’erreur.  Vous pourrez désormais rechercher en mode texte directement sur le contenu du document.

Quel logiciel d’indexation documentaire choisir ?

Tout dépend des documents que vous souhaitez dématérialiser : factures entrantes, factures sortantes, notes de frais, … Toutes nos solutions de dématérialisation sélectionnées par nos experts en GED comportent des fonctionnalités d’indexation, de classification et de recherche avancées des documents.
yooz
LOGO (2)
LOGO (3)
LOGO (4)
Caractéristiques globales
Notoriété éditeur
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++++
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Réseau revendeurs
++
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++++
Ergonomie / intuitivité
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++++
Facilité paramétrage
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++++
Cible
PME – MGE
TPE – PME
PME – MGE
PME – MGE
Couverture fonctionnelle
Dématérialisation des factures
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x
GED et archivage
x
Bulletin de paie
x
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x
Signature électronique
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Notes de frais
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Dématérialisation RH
x
x
x

Quelles sont les bonnes pratiques en matière d’indexation ?

L’indexation documentaire est déterminante pour classifier et rechercher simplement vos documents à l’avenir quelle que soit leur typologie : facture, notes de services images, dossier du personnel, … L’avantage des solutions de dématérialisation est qu’elles offrent des fonctionnalités avancées d’indexation documentaire. Et plus il y a de documents, plus ces fonctionnalités sont clés pour votre productivité. Si votre recherche sur un dossier vous donne plus d’une centaine de résultats, il est temps de faire évoluer vos processus !

Traditionnellement, vos collaborateurs choisissaient où stocker leur document dans un emplacement spécifique. Si on souhaitait le retrouver dans d’autres emplacements, il fallait le dupliquer. Cela générait de facto un conflit de version lors de la recherche

Toutes nos solutions de dématérialisation proposent un fonctionnement alternatif basé sur des metadonnées. Cela signifie que les documents ne sont pas organisés par dossier, mais via des mots clés associés à des étiquettes. Les valeurs des métadonnées peuvent par exemple être « factures », « clients », « fournisseur », « projet », … Cette structure de métadonnées est entièrement personnalisable pour coller à vos besoins.

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