Dématérialisation : définition et avantages

Capturez et numérisez tous vos documents

La dématérialisation, c’est quoi ?

La dématérialisation des documents consiste à remplacer tout document papier de son entreprise par des documents numériques. Grâce à des solutions de dématérialisation, vous pouvez facilement basculer du format traditionnel papier à un format numérique.

Il peut s’agir de tout type de document : factures entrantes, factures sortantes, dématérialisation des bulletins de paie, dématérialisation des bons de livraisons ou encore des dossiers du personnel.

Il est tout à fait possible qu’un document numérique est une valeur juridique, qu’il puisse être signé ou encore respecter les statuts de confidentialité.

dematerialisation

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

economie de cout avec dematerialisation

Economie de coût de gestion

Réduisez drastiquement vos coûts liés à l’impression (encre et papier), au stockage mais aussi par exemple vos coûts d’affranchissement

securite dematerialisation

Sécurité et confidentialité accrues

Tous vos documents sont stockés dans des coffre-fort numériques ultra-sécurisés.

productivite avec dematerialisation

Amélioration de la productivité

avec l’automatisation de processus. Finies les ressaisies, les tâches manuelles et le temps perdu à chercher vos informations

tracabilite dematerialisation

Meilleure traçabilité

et accessibilité des documents à distance avec une indexation systématique de vos documents et des fonctionnalités de recherche

Comment mettre en place la dématérialisation ?

Selon vos besoins, il existe de nombreuses solutions de dématérialisation des documents sur le marché qui peuvent vous permettent de transformer vos processus actuels. Nos experts en dématérialisation ont sélectionné les meilleures solutions de dématérialisation. Découvrez notre comparatif.
yooz
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Caractéristiques globales
Notoriété éditeur
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++++
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Réseau revendeurs
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++++
Ergonomie / intuitivité
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++++
Facilité paramétrage
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++++
Cible
PME – MGE
TPE – PME
PME – MGE
PME – MGE
Couverture fonctionnelle
Dématérialisation des factures
x
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GED et archivage
x
Bulletin de paie
x
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Signature électronique
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Notes de frais
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Dématérialisation RH
x
x
x

Comment réussir son projet de dématérialisation ?

Un projet de dématérialisation va transformer en profondeur la gestion des flux documentaires depuis leur acquisition en passant par leur classement, indexation jusqu’à l’archivage de ces derniers.

Pour réussir votre projet de dématérialisation, voici 4 règles d’or :

Demandez-vous quels sont les documents et processus à dématérialiser en priorité ? Quelles sont les règles à respecter impérativement sur ces documents ? Quels sont les objectifs à atteindre avec ce nouveau processus de dématérialisation ? Qui sera impacté

Les étapes de traitement de vos documents sont bien distinctes. Les flux pour le traitement d’une facture entrante ne sont pas les mêmes que ceux pour vos factures sortantes. Il convient de comprendre la gestion de vos flux documentaires : classement, terminologie, indexation, workflow de traitement et de validation, connexion avec vos systèmes d’information existants, volumétrie, fréquence et format des documents concernés par votre projet de dématérialisation

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Vous avez un projet de dématérialisation ?

Contactez-nous ! Nos experts en GED (Gestion Electronique des Documents) vous accompagnent pour initier cette nouvelle étape de votre transformation digitale

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