GED

Gestion Electronique des Documents

La GED, c’est quoi ?

La GED ou Gestion Electronique des Documents est l’ensemble des processus consistant à gérer tous les documents et leurs flux de manière numérique.  Mettre en place une GED, c’est prendre le contrôle sur les différents documents de l’entreprise pour les rendre facilement accessible et devenir ainsi plus efficace dans son travail. Les besoins pour un document numérique sont les mêmes que ceux d’un document papier : indexation, recherche, consultation, partage, archivage et versioning.

Ainsi, la GED permet de gérer l’ensemble du cycle de vie, de la création à l’archivage, des documents. Le but d’un projet GED ? Permettre à la fois des gains de productivité et des économies de coûts.

Une solution de GED, comment ça marche ?

Découvrez les principales étapes de la Gestion Electronique des Documents
acquisition et dematerialisation document

Acquisition et dématérialisation des documents

  • Intégration de documents papiers existants
  • Numérisation via technologie RAD, LAD ou OCR
  • Intégration de documents électroniques existants
  • Production de documents électroniques
  • Echange de documents électroniques
traitement des documents

Traitement des documents

  • Indexation automatique
  • Indexation par type en utilisant les métadonnées ou par mots clés
  • Classification
  • Mise à disposition d’un moteur de recherche
  • Consultation du contenu
archivage electronique

Archivage électronique

  • Sécurité des données
  • Traçabilité des flux de documents
  • Conformité légale
  • Respect de la durée légale de conservation du document
indexation documentaire

Collaboration et partage des documents

  • Simplification du partage d’informations
  • Envoi d’un dossier par email via la plateforme
  • Versionning
  • Gestion des droits de lecture, de modification et de suppression

Comment mettre en place une bonne GED ?

delais de traitement reduits avec ged
Une accélération des processus métiers

avec des délais de traitement réduits

securite et tracabilite document avec ged
Une meilleure sécurité

et traçabilité des documents

economie de cout avec ged
Une économie

sur les coûts de gestion

Comment choisir son logiciel de GED ?

Faites le bon choix pour entrer dans l’ère du zéro papier

evalulation besoin ged
Evaluer vos besoins en gestion documentaire
  • Volume de fichiers électronique traité mensuellement
  • Volume de document papier traité mensuellement
  • Nature des documents concernés : factures, contrats, …
  • Service impacté
  • Liste des fonctionnalités de GED nécessaire type, travail collaboratif, workflow
  • Enveloppe budgétaire
evalulation besoin ged
Comparer les solutions de GED sur des critères clés
  • Outil de GED adapté aux processus métiers
  • Compatibilité avec votre SI
  • Modalités de numérisation des documents papier
  • Structure des fichiers
  • Sécurité des données
  • Fonctionnalités de recherche avancée
  • Facilité d’utilisation
  • Accès mobile
Comment mettre en place une bonne GED

Comment mettre en place une bonne GED ?

Ça y est, vous avez choisi de vous lancer dans un projet de GED afin de gagner en productivité et réaliser des économies. La Gestion Electronique des Documents nécessite de mettre en place une stratégie d’organisation et de gestion des flux documentaires. Nos consultants et expert vous accompagnent dans cette démarche :

  • Audit et analyse des pratiques de travail en matière de gestion documentaire
  • Collecte et récupération de l’ensemble des documents et des parcours de production documentaire
  • Mise en place d’une gestion électronique par métier
  • Structuration du stockage des documents
  • Conseil pour choisir vos solutions de GED
  • Paramétrage
  • Automatisation des processus grâce à des workflows
  • Installation des modules de suivi et de travail collaboration
  • Intégration avec votre SI existant
  • Sécurisation des données
  • Formations

Vous avec un projet de GED ? Contactez-nous !

Nos experts vous recontactent dans les 48 heures pour faire de votre projet de dématérialisation, une réussite.